関係者各位
いつも大変お世話になっております。
元道庁職員の振興局太郎でございます。
標記の件につきまして、下記のとおりお知らせいたします。
※本記事にはアフィリエイト広告が含まれています。ただし、記事の内容は筆者自身の経験・視点に基づいて記載しており、広告掲載の有無にかかわらず評価は変えていません。
当ブログに届いた相談
先日、当ブログに一通のメッセージが届きました。
内容を要約すると、次のようなものです。
- メールを送った後、なぜか電話で同じ内容を確認される
- メール直後に電話がかかってきて、結局また説明することになる
- ときにはFAXまで加わって、同じ話を三回することになる
多くの方にとっては、どこかで見覚えのある光景ではないでしょうか。
メール送ったので、確認の電話しました
さっきのメールの件なんですが…
これからFAX送りますね。送ったらまた電話します
日本の業務現場では、
メール・電話・FAXが並存するコミュニケーション文化がいまだに広く残っています。
ちなみに北海道庁でも、私が在籍していた頃には一人一台の公用スマートフォンが配付され、庁内チャット機能として「DoCHAT」という仕組みも導入されました。
私自身も、その導入初年度には在籍していました。
しかし、実態としては業務とは無関係な投稿が問題になったり、従来の電話文化が急激に変わることもなく、コミュニケーションの主役は依然として電話でした。
ICTツールが導入されても、文化そのものがすぐに変わるわけではない。
それが現場の実感だったように思います。
この話題に多くの人が共感するのは、おそらく同じような経験を持っているからでしょう。
では、なぜこの文化は残り続けるのでしょうか。
少し整理してみると、主に三つの要因があります。
なぜこの文化はなくならないのか
責任回避文化
まず一つ目は、責任回避のための確認行動です。
メールだけだと、
- 見ていない
- 気づかなかった
という言い訳が成立してしまいます。
不思議なことに公務員組織では、文書主義が絶対前提であるにもかかわらず、不祥事・業務ミスが起きたときは「口頭による伝達不足」という言い訳が多用され、個人レベルの話に矮小化されます。
この問題についてはまた稿を改めて論じるとしますが、
- メール送りました
- 念のため電話しておきます
という行動が習慣化します。
非効率ではありますが、組織の中ではリスク回避行動として合理性を持っているのです。
世代構造
二つ目は、世代構造です。
多くの組織では、
- 固定電話
- FAX
- 紙文書
を中心に働いてきた世代が、現在も組織の中核を担っています。
そのため、
- 電話で確認する
- FAXを送る
という行為は、単なる習慣ではなく安心できる業務プロセスでもあります。
組織文化
三つ目は、文書主義と口頭文化の混在です。
多くの組織では、
- 記録としては文書
- 実際の意思疎通は口頭
という二重構造になっています。
その結果、
メールを送る（文書主義）→電話で説明する（実務上の意思疎通）
という流れが自然に成立してしまうのです。
北海道庁でも、知事が「スマート道庁」を掲げて業務効率化を進めていますが、北海道庁の職員数は1万6000人以上。しかも全道各地の拠点で働いています。
この規模の組織文化が短期間で変わることは、正直かなり難しいでしょう。
そして、このブログに辿り着くような皆様には信じられないかもしれませんが、この文化は行政だけのものではありません。
民間企業でも、意外なほど広く残っています。
例えば、ビジネスチャットの代表格であるSlack。
これを日常的に使っている労働者は、北海道全体で見れば人口の10%にも満たないのではないかと思います。
ではどう対処するか（ライフハック）
こうした文化に対して、
非合理だ
時代遅れだ
と批判することは簡単です。
しかし、現場で働いている人間にとって重要なのは、文化を変えることよりも仕事を回すことです。
制度や文化は簡単には変わりません。
だからこそ現実的な対処として考えたいのが、自分の作業環境を整えることです。
電話文化そのものを否定するのではなく、電話が来ても仕事の流れが止まらない環境を作る。
これは意外と効果があります。
実際に役立つ3つの道具
ここでは、私自身も便利だと感じている三つの道具を紹介します。
スマホスタンド
まずはスマートフォンスタンドです。
スマホを机に直接置くと、着信に気づきにくかったり、画面が見づらかったりします。
スタンドに立ててPCの横に置いておくと、視界に入る位置で着信を確認できます。
マナーモードにしておけば、着信音に思考を中断されることもありません。
PCスタンド
次にPCスタンドです。
デスクワークでは姿勢の問題が軽視されがちですが、PCの位置が低いと肩や首に負担がかかります。
PCスタンドを使うと
- 目線の高さが改善
- キーボード位置の調整
- 机のスペース確保
など、意外と快適になります。
電話対応しながらメールを確認するような場面でも、画面が見やすいのは大きな利点です。
ワイヤレス片耳イヤホン
そして三つ目が、ワイヤレスの片耳イヤホンです。
電話文化が残る環境では、これはかなり便利です。
両手が空くので、
- メモを取る
- メールを確認する
- 資料を見る
といった作業を同時に進めることができます。
電話を持ちながら作業するよりも、仕事の流れが途切れにくくなります。
どこで買うか
こうしたガジェットは家電量販店でも購入できますが、意外と便利なのが専門通販です。
例えば、家庭用電気製品や生活用品を扱う通販サイトオーム電機ダイレクトでは、
- 家庭用配線器具
- オーディオ用品
- 照明器具
- 理美容家電
など、日常生活で役立つ商品を幅広く扱っています。
品目数は7000〜8000点ほどあり、家庭で使える実用的な製品が中心です。
同社は市場調査をもとにオリジナル商品も企画・開発しており、広告宣伝を抑えることで価格を抑えているのも特徴です。
必要な機能を備えた製品を、比較的手頃な価格で探したい場合には、一度見てみるのも良いかもしれません。
文化は変わらない、だから装備する
電話文化は、確かに非合理な面があります。
しかし現実には、こうした慣習はすぐには消えません。
制度や文化は、ゆっくりとしか変わらないからです。
だからこそ、個人の側で環境を整えるという発想も一つの合理です。
電話をなくすことは難しくても、電話に振り回されない作業環境を作ることはできます。
小さな工夫ですが、積み重ねると仕事の快適さは意外と変わるものです。
今回紹介した道具も、その一つの例として参考になれば幸いです。
以上、メール送付後の電話確認文化への実務的対処についてお知らせいたしました。
何卒よろしくお願い申し上げます。
令和8年3月8日
北海道庁生存戦略部
異端企画局
内部是正推進課非公式記録整理係
主事 振興局太郎
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